Regolamento Assembleare

REGOLAMENTO ASSEMBLEARE 2013

Delibera del Consiglio di Amministrazione del 23/6/2009
Aggiornato con delibera del Consiglio di Amministrazione del 23/3/2010
Approvato dall’Assemblea Ordinaria dei Soci del 24/4/2010
Aggiornato con delibera del Consiglio di Amministrazione del 20/11/2012
Approvato dall’Assemblea Straordinaria dei Soci del 4/5/2013
(Documento inserito nel Progetto di Governo Societario)

 

INDICE

Articolo  1 – Scopo del Regolamento                      
Articolo  2 – Modalità di convocazione dell’Assemblea            
Articolo  3 – Organizzazione dell’Assemblea                
Articolo  4 – Modalità di intervento in Assemblea           
Articolo  5 – Verifica degli intervenuti in Assemblea           
Articolo  6 – Presidenza dell’Assemblea e verifica del quorum costitutivo                      
Articolo  7 – Modalità di svolgimento dell’Assemblea      
Articolo  8 – Modalità di votazione                         
Articolo 9 –  Caratteristiche delle schede elettorali e modalità di votazione                 
Articolo 10 – Scrutinio delle schede                      
Articolo 11 - Proclamazione e accettazione delle cariche   
Articolo 12 – Chiusura dei lavori                         
Articolo 13 – Verbale delle Assemblee                     
Articolo 14 – Regolamento assembleare                      

 

REGOLAMENTO RELATIVO ALLO SVOLGIMENTO DELLE ASSEMBLEE


Articolo  1 – Scopo del Regolamento

Il presente Regolamento ha lo scopo di disciplinare, nel rispetto delle disposizioni di legge e dello Statuto Sociale, lo svolgimento dei lavori delle assemblee (ordinaria e straordinaria) dei Soci e l’elezione delle cariche sociali della Banca.

La partecipazione del Socio all’Assemblea lo vincola al rispetto delle disposizioni previste dal presente Regolamento.



Articolo  2 – Modalità di convocazione dell’Assemblea

L’Assemblea dei Soci è convocata dal Consiglio di Amministrazione, oppure, occorrendo, dal Collegio Sindacale, mediante avviso contenente l’ordine del giorno, la data, il luogo e l’ora di inizio dell’adunanza.

L’avviso di convocazione deve indicare chiaramente le materia da trattare e, qualora il Consiglio di Amministrazione lo consideri opportuno, riportare un allegato recante un  maggior dettaglio dei punti all’ordine del giorno.

L’avviso di convocazione deve essere pubblicato sulla Gazzetta Ufficiale della Repubblica Italiana almeno quindici giorni prima di quello fissato per l’Assemblea.

Copia dell’avviso viene affisso nella sede sociale della Banca e nelle succursali almeno quindici giorni prima di quello fissato per la riunione assembleare in prima convocazione e inviato ai Soci, all’indirizzo risultante a libro Soci, tramite lettera spedita in via ordinaria.

Nello stesso avviso viene indicata la data della seconda convocazione che non potrà aver luogo nello stesso giorno fissato per la prima.



Articolo  3 – Organizzazione dell’Assemblea

L’Assemblea dei Soci è convocata nel luogo, indicato nell’avviso di cui all’articolo 2, scelto preferibilmente nell’ambito delle Province ove la Banca opera con la propria rete di sportelli.

Tale luogo deve essere idoneo a ospitare i Soci che, presumibilmente, parteciperanno ai lavori assembleari.

Sulla base delle materie da trattare, l’orario di convocazione deve essere stabilito in modo da consentire una adeguata presenza dei Soci e discussione assembleare.



Articolo  4 – Modalità di intervento in Assemblea

Possono intervenire in Assemblea ed esercitare il diritto di voto i Soci che, il giorno dell’adunanza assembleare, risultino iscritti da almeno novanta giorni nel libro dei Soci, siano in regola con le norme statutarie e in grado di esibire la certificazione di partecipazione al sistema di gestione accentrata.

Possono intervenire – senza diritto di voto -  anche altri soggetti, la presenza dei quali sia ritenuta utile o dal Consiglio di Amministrazione in relazione agli argomenti da trattare, o dal Presidente dell’Assemblea per il regolare svolgimento dei lavori.

Ogni Socio ha diritto ad un voto qualunque sia il numero delle azioni possedute e può rappresentare per delega scritta il numero di Soci indicati nello Statuto.

La firma del delegante, sul modulo di delega, deve essere autenticata da un Pubblico Ufficiale a ciò per legge autorizzato o da dipendenti della Banca a ciò delegati.

La rappresentanza, esclusa quella legale, non può essere conferita né ai membri del Consiglio di Amministrazione, né del Collegio Sindacale, né ai dipendenti della Banca, né alle società da essa controllate o ai membri degli organi amministrativi e di controllo o ai dipendenti di queste.

I Soci che si presentano in Assemblea devono esibire un documento di identificazione e la certificazione indicata nell’avviso di convocazione. 



Articolo  5 – Verifica degli intervenuti in Assemblea

Gli incaricati, esclusivamente dipendenti della Banca che verificano la legittimazione all’intervento in Assemblea da parte dei Soci, annotano sul biglietto di ammissione l’orario di ingresso di ciascun Socio e verificano le deleghe a Lui conferite emettendo un ulteriore biglietto di ammissione per ogni rappresentanza conferita al Socio.

Il Socio che esce dal luogo dell’adunanza deve far registrare la propria uscita dall’Assemblea agli incaricati che ritirano il biglietto di ammissione e registrano anche il relativo orario di uscita.

Il Socio, dopo la registrazione di uscita, può richiedere di essere riammesso ai lavori assembleari con una nuova registrazione del proprio ingresso.

Per verificare il corretto flusso dei Soci nel luogo di convocazione, la Banca può predisporre controlli all’ingresso e pass, o altri strumenti elettronici, per la verifica degli accessi e delle uscite. 



Articolo  6 – Presidenza dell’Assemblea e verifica del quorum costitutivo

In conformità all’articolo 24 dello Statuto sociale, l’Assemblea è presieduta dal Presidente del Consiglio di Amministrazione o, in caso di sua assenza od impedimento, da chi ne fa le veci o, in mancanza di uno di questi, da un Socio designato dall’Assemblea.

Il Presidente dell’Assemblea, appena assunte le proprie funzioni, verifica il raggiungimento del quorum costitutivo, ove necessario, e, se questo è raggiunto, dichiara l’Assemblea validamente costituita, altrimenti la rinvia ad altra convocazione.

Una volta raggiunto il quorum costitutivo è irrilevante, per la prosecuzione dei lavori, l’eventuale diminuzione di tale quorum per le successive votazioni.

In caso di seconda convocazione, se non si raggiunge il quorum costitutivo dopo almeno un’ora successiva a quella di convocazione, il Presidente ne dà atto e invita il Consiglio di Amministrazione a riconvocare l’Assemblea entro trenta giorni.

L’Assemblea, su proposta del Presidente, provvede, per alzata di mano, alla nomina di due scrutatori fra i Soci presenti e di un Segretario per la redazione del verbale della riunione, quando non sia presente un Notaio a ciò incaricato. Il Segretario od il Notaio possono farsi assistere da persone di loro fiducia ed avvalersi di apparecchiature di registrazione al solo scopo di facilitare la predisposizione del verbale assembleare.

Per semplificare le operazioni di voto e di scrutinio, viene data facoltà al Presidente di nominare ulteriori scrutatori.

Agli scrutatori è delegato il compito di controllare l’identità dei Soci votanti all’atto del ritiro del biglietto di ammissione contro consegna della scheda di votazione.

Inoltre, gli scrutatori devono autenticare le schede di voto, garantire il corretto svolgimento delle operazioni di voto, e – a votazione avvenuta – effettuare lo spoglio delle schede ed il conteggio dei voti ottenuti dalle singole liste. Gli scrutatori restano a disposizione del Segretario, o del Notaio, fino al termine dei lavori assembleari per ogni occorrenza e sottoscrivono il relativo verbale.

 

Articolo  7 – Modalità di svolgimento dell’Assemblea

Il Presidente nel dirigere i lavori assembleari deve garantire il diritto di informazione del Socio e facilitare il confronto costruttivo di opinioni.

Nel corso dell’adunanza, il Presidente può sospendere i lavori assembleari per un breve periodo motivando la relativa decisione.

Il Presidente ha il potere, previo avvertimento, di far allontanare dal luogo dell’adunanza chiunque ne ostacoli il regolare svolgimento.

Il Presidente può adottare qualsiasi altro provvedimento ritenuto utile per garantire il corretto svolgimento dei lavori assembleari e l’esercizio dei diritti in capo ai Soci.

Il Presidente, dopo aver illustrato gli argomenti posti all’ordine del giorno, regola la discussione dando la parola ai Soci che l’abbiano richiesta e stabilendo un tempo massimo di durata dell’intervento, su ciascun punto in discussione, in relazione alle materie all’ordine del giorno ed al numero di Soci iscritti a parlare. Ogni Socio può intervenire una sola volta su ciascun argomento all’ordine del giorno. Prima della scadenza del termine stabilito per l’intervento, il Presidente invita il Socio a concludere e, scaduto il termine, può togliergli la parola, così come in caso di intervento abusivo o non autorizzato.

Sono consentite note scritte sugli argomenti in trattazione da consegnare al Presidente all’inizio dei lavori.

Il Presidente, o componente del Consiglio di Amministrazione o della Direzione Generale da lui incaricato, risponde – di norma – al termine di tutti gli interventi sullo stesso argomento.

Nel caso in cui non sia possibile portare a termine i lavori nel corso della giornata, il Presidente può proporre all’Assemblea, senza ulteriore avviso ai Soci assenti, di rinviare l’Assemblea a data da fissare entro gli 8 giorni successivi, stabilendo nel contempo il luogo, la data e l’ora di convocazione. La successiva seduta vale come prosecuzione dell’Assemblea sospesa e, pertanto, si costituisce e delibera con le stesse maggioranze.

 

Articolo  8 – Modalità di votazione

Dopo aver stabilito le modalità di votazione e di scrutinio e prima dell’apertura della discussione sulle materie all’ordine del giorno, il Presidente può disporre che si voti sulle singole proposte di deliberazione al termine della discussione su ciascuna materia, oppure al termine della discussione di tutte o alcune delle materie indicate nell’avviso di convocazione.

Le proposte di deliberazione sono votate in modo palese, normalmente per alzata di mano, ma per la nomina delle cariche sociali si procede a scrutinio segreto, salvo che l’Assemblea – su proposta del Presidente – consenta di procedere con voto palese.

Ove l’esito della votazione palese non sia evidente per lieve scarto fra i voti favorevoli e quelli contrari, tenuto conto anche delle eventuali astensioni, il Presidente può farla ripetere.

Per la tutela della privacy, devono essere predisposte apposite cabine di voto.

Le schede utilizzate per votare dovranno essere depositate nelle apposite urne, ubicate in spazi  opportunamente visibili e comodi.

Nelle votazioni palesi, il Socio dissenziente o astenuto deve comunicare la propria identità al Segretario, o al Notaio, durante o subito dopo la votazione.

Se si devono approvare più norme statutarie e/o Regolamenti, il Presidente può proporre la votazione in blocco. Nel caso di eventuali proposte di testi alternativi, il Presidente mette in votazione prima il testo proposto dal Consiglio di Amministrazione e quindi gli altri testi. Se vengono approvate norme con un testo diverso da quello proposto dal Consiglio di Amministrazione, il Presidente pone in votazione l’intero articolato statutario, o regolamentare, dopo averne verificata la coerenza interna.

Appena votate tutte le proposte di deliberazione, il Presidente dichiara chiuse le votazioni con voto palese; mentre per le votazioni a scrutinio segreto indica un orario massimo entro il quale i Soci devono provvedere a votare. Trascorso il termine fissato per la votazione, gli scrutatori iniziano lo spoglio delle schede.

 

Articolo 9 – Caratteristiche delle schede elettorali e modalità di votazione

Premesso che la nomina alle cariche sociali avviene con votazione conforme alle previsioni statutarie, la Banca predispone una unica scheda di votazione. Non sono ammesse schede di votazione diverse da quella predisposta dalla Banca.

La scheda di votazione ha le seguenti caratteristiche e contenuti:

a)  l’indicazione della ragione sociale della Banca ed i dati identificativi dell’Assemblea;

b)  su ogni scheda viene apposta la firma di convalida degli scrutatori;

c)  l’indicazione della lista, recante i nominativi dei candidati, proposta dal Consiglio di Amministrazione e delle eventuali altre liste proposte da Soci nel rispetto dei requisiti e modalità previsti dall’articolo 31 dello Statuto sociale;

d)  se sono presenti casi di omonimia fra i candidati contenuti nelle liste, nella scheda vengono indicati ulteriori dati personali in accordo con gli interessati.

Per la nomina degli Amministratori, Sindaci e Probiviri, il Socio esprime il proprio voto contrassegnando esclusivamente una sola lista, a pena di invalidità del voto.

Sono nulli i voti espressi in modo tale da non consentire l’individuazione univoca della volontà del votante.

Sono altresì nulle le schede che rechino cancellature e/o sostituzioni e/o aggiunte di nominativi e/o apposizione di segni o scritte e/o che contengano riferimenti, atti o fatti non pertinenti allo scopo della votazione.

 

Articolo 10 – Scrutinio delle schede

Il Presidente dell’Assemblea, dichiarata chiusa la votazione, dispone l’immediato inizio dello scrutinio sovrintendendone il regolare svolgimento.

Lo scrutinio è effettuato dagli scrutatori nominati dall’Assemblea, eventualmente coadiuvati da Personale dipendente della Banca per velocizzare le relative attività, ed i Soci presenti in Assemblea possono assistervi.

La validità del voto espresso è affidata alla correttezza e discrezionalità degli scrutatori. In caso di dubbi e/o contestazioni decide il Presidente dell’Assemblea.

Risultano eletti i candidati appartenenti alla lista che ottiene il maggior numero di voti (la lista “di maggioranza”) nell’ordine progressivo con cui sono elencati in lista, tranne l’ultimo.

Qualora siano presenti altre liste (le liste “di minoranza”), dalla lista che risulta prima per numero di voti – nel rispetto del disposto dell’articolo 31 dello Statuto sociale per quanto attiene ai voti ottenuti – viene tratto il candidato indicato al primo posto (Consigliere di minoranza).

In presenza della sola lista presentata dal Consiglio di Amministrazione, ovvero non venga raggiunta la soglia indicata al precedente comma, da essa sono tratti tutti i candidati.

In caso di parità di voti fra liste si considera prevalente la lista in cui il primo candidato risulti essere il più anziano d’età.

 

Articolo 11 – Proclamazione e accettazione delle cariche

Il Presidente dell’Assemblea, al termine dello scrutinio, proclama i candidati eletti in base all’esito della votazione.

I candidati eletti sono tenuti – pena la decadenza – a formalizzare per iscritto l’accettazione delle rispettive cariche entro il termine di cinque giorni lavorativi dalla deliberazione di nomina. In mancanza dell’accettazione si procede come indicato all’articolo 32 dello Statuto sociale.



Articolo 12 – Chiusura dei lavori

Il Presidente dell’Assemblea, dopo aver trattato le materie all’ordine del giorno e terminate le operazioni di voto e di scrutinio, nonché dopo la proclamazione degli eletti, dichiara chiusa l’adunanza.

 

Articolo 13 – Verbale delle Assemblee

Il verbale dell’Assemblea deve essere redatto senza ritardo e tempestivamente trascritto nel libro delle Assemblee.

I documenti relativi ai lavori assembleari sono conservati presso la sede sociale della Banca.

 

Articolo 14 – Regolamento assembleare

Il Regolamento Assembleare viene approvato dall’Assemblea ordinaria dei Soci che può apportarvi modifiche e/o integrazioni.

Il Regolamento assembleare è liberamente consultabile, presso la sede sociale della Banca, dai Soci che possono ottenerne copia gratuita.

Del Regolamento si deve fare menzione in ogni avviso di convocazione dell’Assemblea dei Soci.